Vamos a organizar un evento. Tenemos ya organizada la lista de asistentes y nuestro seating plan, hemos escogido la decoración que queremos y hemos seleccionado el tipo de catering con el que vamos a deleitar a nuestros invitados. Pero, ¿cómo sabemos qué cantidad necesitaremos?
Esa es la eterna pregunta que nos hacemos muchas veces cuando vamos a celebrar un evento: cuánta cantidad será necesaria para que no desperdiciemos comida pero, sobre todo, para que no falte.
Entonces, ¿qué tenemos que tener en cuenta?
Lo primero que necesitamos saber será, como es lógico, la lista de asistentes definitiva, ya que esta cifra servirá de base para la elaboración del catering. En el supuesto de que muchos no hayan confirmado la asistencia, habrá que moverse con cifras aproximadas, siempre teniendo como punto de partida el número de personas que sí hayan asegurado que estarán presentes en el evento.
Unido a ello, será interesante saber también la edad de dichos asistentes. Si se trata de una fiesta infantil, la formarán fundamentalmente niños, que, con la ilusión y los nervios del momento, no darán mucha cuenta de la comida. En cambio, si se trata de una fiesta en la que acudirá mucha gente joven o de mediana edad, como un despedida de soltero o una boda, la cantidad de raciones debe ser mayor.
Además de la lista de asistentes, es indispensable conocer la duración del acto, así como la organización o programación del mismo. No es lo mismo un evento en el que los invitados puedan consumir lo que deseen durante el transcurso del mismo, como podría suceder en un cóctel, que una celebración con un espacio de tiempo definido para la comida. Y como es obvio, no es lo mismo preparar un catering para un servicio de dos horas que uno para un acto de cuatro, por ejemplo.
Del mismo modo, el tipo de catering también es importante para definir las cantidades que necesitaremos. Si únicamente vamos a servir canapés, sándwiches o pasteles, naturalmente la cantidad de este tipo de platos deberá ser muy superior a la de un catering que esté compuesto por varios platos. Es decir, no es lo mismo preparar solo dulces o canapés, por ejemplo, que serán la base del evento, que canapés para abrir boca, seguido de platos principales y dulces de postre, ya que la cantidad en este último caso será bastante inferior.
¿Cómo calcular nuestra comida?
Con todos los datos anteriores, plantearemos las cantidades que necesitaremos. Si solo vamos a servir canapés, podemos calcular unos 7 u 8 por persona, cifra que corresponde más o menos con la media aproximada que puede tomar un comensal. Si se trata de sándwiches, bajaremos esa cifra a 3 o 4. Este número lo multiplicaremos por el número de horas que dure el evento y así tendremos la cantidad aproximada de tentempiés que los invitados consumirán.
En el caso de que queramos deleitar a nuestros asistentes con un menú compuesto por varios platos, además de aperitivo y postre, la cifra varía. El número de aperitivos se reducirá a 4 o 5 por persona y los platos de los menús se calcularán siguiendo el peso de los mismos.
Los primeros platos, formados por sopas, cremas y purés, se pueden calcular multiplicando 150-175 gr por cada asistente. De segundo, podremos elegir entre carne y pescado. En el primer caso, lo ideal serían entre 175 y 200 gr de carne por persona; si se trata de pescado o marisco, la cantidad puede subir hasta los 250 o 275 gr, siempre dependiendo del pescado que hayamos elegido o del tipo de carne (roja, ave...). Tanto si escogemos verduras como patatas para acompañar, la cantidad aproximada que serviremos también debería oscilar entre 150 y 175 gr por persona.
Por lo que respecta a las bebidas, el vino lo calcularemos por mesa. De este modo, lo normal son entre 2 y 4 botellas por cada mesa de comensales, aunque, como es lógico, ello dependerá de la cantidad de personas que compongan dichas mesas (no es lo mismo mesas redondas con seis comensales que mesas alargadas con 10, por ejemplo). Y esta cifra vale también para el champagne o el cava, si vamos a degustar bebidas espirituosas.
Para el caso del agua, lo mejor es que repartamos botellas pequeñas, contando 2 o 3 por persona.
Y ¿qué hacemos con el postre? Si tenemos la opción de repartir postre individual, como pasteles y demás, la cantidad sería de uno por persona, dejando siempre un pequeño margen de sobra para todos aquellos golosos que deseen repetir. Si queremos servir tarta, a la hora de prepararla calcularemos unos 150-175 gr por persona, aunque ello dependerá de la tarta en sí. No es lo mismo una tarta de almendras, que puede resultar más pesada, que una tarta de nata.
Con estos pequeños consejos podremos calcular la cantidad que necesitaremos para que ninguno de nuestros comensales se quede con hambre.