Es prácticamente imposible evitar que sucedan imprevistos. De ahí que sea importante estar preparado para minimizar el impacto si se da el caso y sucede algo, tanto para garantizar el éxito del evento como para velar por la seguridad de los invitados al mismo.
Para planificar el sistema de seguridad de un acto es necesario tener en cuenta diversos factores, como el lugar de celebración, el número de asistentes, la estructura del local, el tipo de evento y qué tipo de entretenimiento ofrece. Puede parecer complicado, pero con nuestros consejos, organizar la seguridad en tu evento será mucho más fácil.
1. Elige el lugar adecuado para el acto
Celebrar una fiesta en un espacio que se localiza en una zona tranquila o que cuenta con un bajo índice de criminalidad ayuda a reducir el riesgo de accidentes. Antes de alquilar el salón es recomendable conocer la región y si es de fácil acceso para los invitados. De este modo podremos conocer si será necesario reforzar la seguridad en el exterior.
2. Revisa la estructura del lugar que acogerá la fiesta
Es fundamental que el local esté en perfectas condiciones para la celebración del evento y que, además, disponga de un aval que lo garantice. Es aconsejable visitar el espacio antes para revisar toda la estructura, como el palco, los baños, la cocina, las escaleras, el entresuelo, las salas auxiliares y la pista de baile. Si la infraestructura está en buenas condiciones, es hora de determinar cuántos profesionales de seguridad serán necesarios para atender todo el recinto. Ninguna área de acceso debe quedar descubierta.
3. Ten en cuenta el número de invitados
Otro elemento imprescindible para definir la cantidad de personal que necesitaremos es el número de asistentes. Lo ideal es que el equipo de seguridad conforme el 2 % del total de los asistentes. Es decir, para un evento que cuente con 100 invitados tendremos que contratar a 2 profesionales. También es recomendable que parte del equipo sea femenino. Hay otros factores que debes tener en cuenta para reforzar la seguridad, como saber cuál es el perfil del público o controlar el suministro de bebidas alcohólicas.
4. Haz un reconocimiento de lugar del evento
Antes del acto es importante que un equipo de seguridad visite el local para conocer la infraestructura, sobre todo lo concerniente a las salidas de emergencia y la localización de los extintores de incendio. Asimismo, estos profesionales también pueden considerar qué puntos requerirán mayor atención durante la fiesta.
5. Ten en mente en qué va a consistir en entretenimiento
Algunas opciones, como los fuegos artificiales o la representación de malabares, pueden causar incidentes si no se ejecutan correctamente. Por eso, es importante contar con profesionales para dar apoyo si surge algún imprevisto. A ellos deberás comunicarle el tipo de representaciones que tendrán lugar en el transcurso del evento.
6. Comprueba que el equipo de seguridad tiene experiencia
Normalmente, las empresas especializadas disponen de profesionales cualificados para el servicio de seguridad. Es fundamental comprobar que el equipo cuenta con la experiencia necesaria para realizar los servicios que requerimos y sabe cómo actuar en situaciones extremas. También es importante conocer si disponen de tecnología para desarrollar su trabajo, como comunicadores o cámaras de vigilancia.
7. Orienta a los profesionales de seguridad
Tendrás que informarles sobre cómo te gustaría que el equipo de seguridad tratara a los asistentes durante el evento y si alguna persona requiere una atención especial. Piensa que, de alguna manera, representan a tu empresa y el acto que organizas.
Ahora que ya conoces la importancia de contar con un equipo de seguridad en tu fiesta y qué debes tener en cuenta a la hora de contratar este servicio, puedes seleccionar aquella empresa que mejor se adapta a tus necesidades.