La organización de cualquier tipo de evento relacionado con el mundo de la empresa requiere una planificación previa que se debe adaptarse, rigurosamente, a la finalidad del acto y las circunstancias en las que se va a desarrollar.
No obstante, conviene tener en cuenta un protocolo general que suele resultar muy eficaz para que el evento resulte todo un éxito:
- Notificarlo con cierta antelación: Tanto si se trata de un evento formal como si es uno más informal, debe enviarse, con suficiente antelación, una invitación o convocatoria oficial que se adapte al cariz del acto. Es decir, puede notificarse a través de un correo electrónico, una invitación en papel o cualquier otro sistema que se considere adecuado siempre que se detalle claramente el tipo de evento, el día, la hora, la duración más o menos prevista y si se requiere algún tipo de confirmación o no.
- Realizar las presentaciones correspondientes: Es posible que los participantes o ponentes del evento, en caso de que los haya, no sean conocidos por el resto ni entre sí. Por ello, conviene crear algún tipo de identificación personalizada o presentar a los asistentes por su nombre y el cargo que tienen o la labor que desempeñan dentro de la empresa o el departamento que organice el evento.
- Favorecer un espacio para el diálogo entre los asistentes: Es fundamental que los asistentes al evento dispongan de un espacio y un momento especialmente pensado para poder intercambiar opiniones. Así, se puede abrir un turno de debate tras las ponencias o, por ejemplo, habilitar un espacio en el que se ofrezca algún tipo de catering especial –desayuno, aperitivo, cafés y tés, etc.- y en el que se pueda charlar más informalmente.
- Concluir el evento acorde con el desarrollo del mismo: Según el tipo de evento que se haya decidido desarrollar, la conclusión del mismo puede ser relativamente formal –indicando oficialmente la finalización del mismo- o, simplemente, avisando de su finalización tras haber solventado todas las cuestiones de un turno de preguntas.