El banquete es siempre la carta de presentación de cualquier tipo de fiesta, independientemente del tipo de evento que se celebre. Por este motivo suelen tenerse muy en cuenta aspectos tan relativos como la calidad o la variedad de los platos o el gusto con el que éstos han sido combinados con las bebidas. En cuanto al aspecto económico se refiere, el banquete constituye uno de los gastos más elevados de cualquier boda, alcanzando a cubrir el 50% del presupuesto. De ahí que sea fundamental que la elección final se lleve a cabo con el tiempo y la previsión suficientes, pidiendo información a familiares, amigos o conocidos sobre cada uno de los restaurantes que tenemos escritos sobre la lista de posibles.
1. El sitio y el estilo: el primer paso que debéis tener en cuenta es la elección del lugar en el que queréis que se celebre la recepción o el banquete. En algunos casos este tipo de localizaciones forman parte de packs ya predefinidos por otras empresas, una situación que reduce considerablemente vuestra posibilidad de elección; otras veces, afortunadamente en la mayor parte de los casos, los anfitriones disponen de la máxima libertad para contratar el catering que más se adecue a sus exigencias. Lo que debéis hacer es intentar encontrar una empresa que ofrezca servicios acordes con vuestro estilo. Si escogéis celebrar vuestra boda en una masía de montaña, ésta precisará de un estilo mucho más informal y rústico durante todo el evento; por el contrario, si preferís celebrar el enlace en castillos o edificaciones históricas, el catering deberá tener un diseño elegante y refinado.
2. Reservas: La búsqueda del catering perfecto para vuestra boda debe iniciarse con la suficiente previsión, normalmente con un año de antelación, sobre todo si el evento se celebra en los meses de junio, julio o agosto. Habitualmente, para poder reservar es tipo de servicios, debe dejarse una paga y señal.
3. Presupuesto: el coste de un catering puede variar mucho en función de la dimensión de la fiesta, del tipo de comida o de los servicios extras que se ofrezcan. El coste medio por persona suele alcanzar los 95-100 €, aunque este precio puede negociarse con la empresa para acordar un precio que se ajuste a nuestras expectativas o a nuestro bolsillo. Por este motivo es fundamental dar el máximo de detalles posibles en relación al número de invitados, al lugar del evento, al estilo de la fiesta o incluso al atrezzo disponible. Un buen servicio de catering os ofrecerá una propuesta detallada con todos los servicios incluidos y la suma total de gastos.
4. Menú: en función de los parámetros anteriores debe valorarse qué paquete de servicios es el que se ajusta mejor al tipo de celebración que queremos organizar (buffet, aperitivo en pie, sentados). Podéis pedir que vuestro menú esté elaborado con productos de temporada, incluso teniendo presentes qué alimentos congelados serán servidos durante el banquete. Comprobar si los platos serán elaborados en el mismo lugar de la celebración o en una localización exterior para después ser trasportados. Este último detalle es muy importante porque en muchos casos la calidad de la comida preparada es inferior, sobre todo por el trasporte y por el tiempo que transcurre entre la preparación y su degustación, aunque estos aspectos dependen naturalmente del tipo de empresa que contratemos. También pueden solicitarse menús especiales para personas con intolerancias alimentarias o incluso para niños, cuyo coste normalmente oscila entre los 20 y los 30 €.
5. Bebidas: ¡no debéis fiaros de aquellos caterings que no incluyen agua o vino en el precio del menú! La mejor opción es que tanto las botellas de agua como de vino se ofrezcan ilimitadamente durante toda la comida, contando a parte sólo las botellas de cava o de otro tipo de alcohol. La barra libre no suele estar incluida en el precio cerrado del banquete.
6. Pastel de boda: habitualmente, si se escoge la tarta nupcial clásica (hecha con una base de bizcocho o fruta), ésta entra dentro del presupuesto completo. Sin embargo, si optáis por un pastel mucho más grande y espectacular, su precio puede aumentar desde los 3 € por persona. Podéis aprovecharos de los contactos y de los acuerdos con pastelerías que habitualmente tienen las empresas de catering para conseguir un precio mucho más ajustado a vuestras posibilidades.
7. Preparativos: durante el proceso de contratación del catering podéis acordar detalles tan particulares como la forma o el color de las servilletas, los manteles, los platos, los vasos o incluso la mesa presidencial, sobre todo aclarando si este tipo de estilismos están o no incluidos en el precio final. También es importante aclarar si el catering incluye servicio de limpieza final o si se tendrá presente a un responsable durante el evento para que éste se desarrolle con la máxima normalidad. Por otro lado, también es importante informarse previamente sobre la seriedad y la profesionalidad del personal de sala de la empresa de catering, evitando en cualquier caso que puedan producirse comportamientos maleducados o insuficientes en relación con los invitados.
8. Duración del servicio: este detalle, en la mayor parte de los casos ignorado o infravalorado, incide fuertemente sobre la buena ejecución del banquete. A menudo, sobre todo en los foros especializados en este tipo de celebraciones, se publican comentarios en los que se da a conocer que muchos banquetes se ven interrumpidos cuando se acaban las horas de servicio del personal de sala. Esto ocurre porque muchos caterings planifican al milímetro sus servicios, añadiendo un precio extra a aquellas horas de más que se sobresalen del tiempo de trabajo pactado. De ahí la importancia de definir desde un primer momento el tipo de contrato y de servicio que se ofrecerá, ya que así pueden evitarse prisas o sorpresas económicas innecesarias.
9. Respetad vuestra identidad: las grandes empresas de catering pueden llegar a organizar hasta más de 100 banquetes al año, ofreciendo al cliente un servicio muy eficaz pero también demasiado planificado o preestablecido. En ocasiones, en función de las necesidades o del tipo de estilo que quiera darse al evento, lo más recomendable es contar con un servicio de catering que pueda ofrecernos al mismo tiempo la profesionalidad y la atención ante nuevas propuestas que tanto merecen este tipo de eventos.
Para organizar con éxito una celebración de estas características es esencial que la empresa os facilite una persona de referencia con la que interactuar, para que ésta pueda indicaros con mayor facilidad qué pasos deben llevarse a cabo en todo el proceso de organización. No tengáis miedo de exponer vuestro punto de vista o incluso de proponer soluciones personalizadas y originales.
También es aconsejable que entre el cliente y la empresa de catering exista un contrato real, en el que se especifiquen todas las cláusulas relativas al precio final, a los servicios incluidos, al tipo de pago, a los términos de cancelación o al IVA.
Estáis en vuestro derecho, ¡sobre todo porque en este tipo de eventos se barajan cifras importantes! Acudir a las empresas de catering más próximas a vuestro domicilio para comprobar lo antes posible qué tipo de servicios pueden ofreceros y si éstos se adaptan a vuestro gusto o estilo.