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Cómo organizar un evento de empresa

Organizar un evento corporativo siempre es algo complicado y además cuando tienes que encargarte también del menú. Aquí te ofrecemos algunas sugerencias para que todo sea perfecto.

9 sep 2010 en Celebraciones y fiestas - Lectura: min.

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Los salones en los que se celebrará el evento corporativo son de especial importancia

¿Estás planeando un evento corporativo? ¿Preocupado porque podrías sobregastar u olvidarte algo? ¿Qué tipo de hospitalidad se ajustará con tu evento? Nuestras sugerencias:

  1. ¿Cuáles son los objetivos para tu evento y qué resultados percibes? Tienes que definir claramente esto al comenzar la planificación, imprimirlo y ponerlo en un lugar visible.
  2. Identifica las posibles fechas para tu evento, habla con los grupos que sean importantes para ver si estas fechas son propicias, pero recuerda, nunca serás capaz de satisfacer a todos sobre el calendario del evento.
  3. Crea una lista de invitados y una agenda de eventos. Esto ayudará a simplificar las opciones para el lugar de la celebración y el presupuesto.
  4. Selecciona un lugar de reunión, cuando sea posible, haz una visita y ten una idea del lugar.
  5. Crea un programa o plan de eventos y envíalo a proveedores potenciales. Habla con otras compañías que han celebrado eventos similares y hayan utilizado los servicios de los proveedores de la lista que has marcado.
  6. Crea un calendario con los plazos para asegurarte de que estos objetivos se alcancen a tiempo. Esto ayudará a mantener en camino la planificación de tu evento.
  7. Identifica y delega a otras personas para que te ayuden a tomar algo de la carga del trabajo que está frente a ti. Deja que ellos independientemente hagan sus tareas y organicen reuniones periódicas para actualizarse sobre los progresos.
  8. Establece su presupuesto siguiendo de cerca los costos ya que éstos pueden sobrepasar lo concretado. Compara con varios proveedores y siempre pregunta si hay cualquier costo extra que no se ha especificado. No olvides obtener todas las cotizaciones por escrito.
  9. Identifica un proveedor de alimentos y bebidas, busca uno que tenga experiencia en servicios de eventos corporativos.
  10. En el día del evento debes llegar temprano y hacer una revisión completa para asegurarte que todo se encuentra listo para ejecutar.
  11. Identifica las áreas de responsabilidad claves para tu equipo de ayudantes. Asegúrate que entiendan sus responsabilidades, organiza una reunión en la mañana del evento, esta puede ser de información o de motivación.

Esperamos que estas sugerencias te ayuden a organizar un evento excelente.

Foto: Ereaga Catering

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