La organización de un evento, del tipo que sea, es un tema complejo, no tanto por su dificultad sino porque requiere grandes dosis de coordinación y control para que el evento se desarrolle sin incidentes o imprevistos. Por supuesto, cada evento es diferente, pero hay una serie de elementos imprescindibles en cualquier celebración que se precie, ya sea una reunión empresarial o una fiesta particular.
Por eso en este artículo hemos querido recoger aquellos puntos comunes que resultan imprescindibles para organizar un evento, con independencia de que se trate de un cumpleaños, una presentación de productos, una despedida de soltero o una boda.
Planificar las tareas a realizar
Para ello, elaboraremos una lista en la que anotaremos todas las tareas que tengamos que llevar a cabo. No es necesario que estén dispuestas en orden, lo importante es que recojamos en ella todo lo que creamos importante. Seguramente iremos añadiendo cosas nuevas, es normal, ya que conforme avancemos, podrán surgir nuevas cosas a tener en cuenta. En ella escribiremos tareas tan importantes como elaborar la lista de invitados, reservar el espacio donde se desarrollará el evento, contratar el servicio de catering, seleccionar la animación que vayamos a necesitar, buscar a empresas de difusión y publicidad, enviar las invitaciones, etc.
Obviamente, las tareas dependerán del tipo de evento y, por supuesto, del presupuesto con el que contemos.
Elegir el lugar de celebración y el día del evento
Una vez hemos apuntado las tareas, comenzamos por la más importante: el lugar de celebración. Además del presupuesto, tendremos que valorar el tipo de evento y, por tanto, de invitados a la celebración. No es lo mismo organizar un cumpleaños, donde la mayoría de los asistentes son niños, lo que nos obligará a un buscar un espacio amplio, con zonas de juegos para los pequeños, que una cena de gala, donde primaremos un sitio elegante, que disponga de un gran salón y una zona de baile, por ejemplo.
Igual de importante que el lugar es el día de la celebración. Si se trata de un evento particular, para el que esperamos la asistencia de invitados que vienen de fuera, lo mejor es optar por el fin de semana. Los invitados dispondrán de tiempo para el viaje de ida, así como para descansar antes de emprender el regreso.
En el caso de los encuentros empresariales, es más conveniente elegir un día entre semana, ya que los profesionales lo relacionarán con el ámbito laboral, lo que asegurará su asistencia, y podrán dedicar el fin de semana a su vida privada. También es importante que el evento no coincida con otra celebración profesional similar, que pueda influir negativamente en la asistencia a nuestro encuentro.
Catering, ¿sí o no?
Depende de dónde vayamos a celebrar nuestro acto. Si el lugar cuenta con cocina y servicios de restauración especializada en eventos, ellos se encargarán del catering. También dispondrán de servicio de camareros para la cita. En el caso en el que hayamos optado por un espacio al aire libre o que no tenga restaurante, tendremos que elegir a una empresa de catering que organice la comida o cena de ese día. Si ellos no cuentan con camareros, también nos tocará a nosotros contratar este servicio.
Lista de asistentes e invitaciones
Una vez decidido el lugar, elaboraremos una lista con los invitados a la celebración. También organizaremos las invitaciones. En las fiestas particulares podremos llamar antes de enviarlas para informar sobre los detalles y el día en el que se llevará a cabo. En el caso de los eventos de empresa, se puede mandar un correo informando sobre el mismo, para que los profesionales interesados sepan de antemano la existencia del acto y puedan organizar su actividad laboral de los días previos en relación a ello.
Servicios extras: animación, publicidad, sala de fiestas, azafatas…
Estos servicios también dependen del tipo de acto que organicemos, de lo que queramos hacer y del presupuesto que tengamos. Los encuentros de empresa suelen contar con un servicio de marketing y publicidad que se encarga de todo lo relacionado con el envío de invitaciones, la difusión del evento, la gestión de las redes sociales durante el transcurso del mismo, su retransmisión, etc. En estos casos, además, habrá que contratar una empresa de servicios de personal para que podamos disponer de azafatas y personal especializado para la entrega de acreditaciones, si fuera necesario, la organización de los asistentes, etc.
Las fiestas particulares necesitan de otros extras. Si se trata de una boda, habrá que pensar si queremos contratar animación para después del convite o si tenemos que reservar alguna sala de fiestas. Los eventos infantiles pueden contar con animación adaptada a la edad de los invitados; payasos, pintacaras, cuentacuentos…
Como vemos, organizar un evento requiere organización y disciplina. Por ello es muy importante que tengamos claro qué necesitamos y de cuánto presupuesto disponemos para llevarlo a cabo.